Encontros entre agência e cliente são espaços de escuta, conexão e construção de resultados duradouros.
Quem nunca saiu de um encontro profissional com a sensação de que o tempo foi desperdiçado? Ou, ao contrário, se viu surpreendido por uma conversa leve e inesperada, que gerou boas ideias, parcerias e avanços? No universo da comunicação corporativa, especialmente em assessoria de imprensa, entender essa dinâmica é fundamental.
Recentemente, participei de mais uma daquelas reuniões que inspiram boas reflexões. A pauta estava definida: tratar de alinhamentos entre cliente e agência. Mas, como costuma acontecer quando há conexão entre os envolvidos, o diálogo ganhou novos contornos, e que bom que foi assim.
A troca foi rica. Conversamos sobre desafios e aprendizados do empreendedorismo em mercados distintos, compartilhamos experiências, rimos e, principalmente, fortalecemos uma relação já construída com base na confiança e no respeito mútuo. As entregas foram confirmadas, sim, mas os vínculos também saíram renovados.
Esse momento me levou a pensar: o que define uma boa reunião de trabalho? O que torna esses encontros verdadeiramente estratégicos para o relacionamento com o cliente e a comunicação como um todo?
Na minha visão…
- Objetivo claro, sem perder a leveza
Toda conversa profissional precisa ter um propósito bem definido. Isso é inegociável. Mas isso não significa rigidez. Permitir que o diálogo siga de forma natural, com espaço para um pouco de descontração, pode tornar a relação mais fluida e próxima.
Em tempos em que tanto se fala sobre produtividade, vale lembrar que comunicação envolve, acima de tudo, pessoas. Com histórias, emoções e repertórios distintos. Criar um ambiente acolhedor e aberto pode ser o diferencial entre uma entrega comum e um resultado acima do esperado. Permitir a leveza, quando espontânea, também faz parte do processo.
- Tempo é valioso, mas não precisa ser engessado
Toda reunião deve ter hora para começar e previsão de duração. O respeito ao tempo do outro é sinal de profissionalismo. A pauta ajuda a organizar o conteúdo e a manter o foco. Mas também é preciso sensibilidade para perceber quando vale a pena investir mais alguns minutos.
Às vezes, uma conversa que “saiu da rota” traz insumos valiosos para o trabalho. Em vez de encerrar o diálogo bruscamente, por conta do relógio, por que não avaliar os ganhos daquele momento? Em muitos casos, meia hora extra pode render semanas de entendimento mais profundo e decisões mais alinhadas.
Saber conduzir esses desvios de forma equilibrada é uma habilidade importante para qualquer jornalista, assessor de imprensa ou profissional de relações públicas. É preciso escutar com atenção, identificar oportunidades e adaptar a rota quando necessário, sem perder o foco nos resultados.
- Todo encontro precisa gerar encaminhamentos
Por mais agradável e produtiva que seja uma reunião, ela só cumpre seu papel se resultar em decisões e próximos passos. Ao final, é fundamental retomar os principais pontos discutidos, definir responsáveis e estabelecer prazos.
Não dá para sair de um encontro sem clareza sobre o que será feito. Isso vale para agências, clientes, parceiros ou qualquer equipe. Uma simples ata por e-mail, um resumo no grupo de mensagens ou mesmo anotações compartilhadas já ajudam a organizar o fluxo e manter todos alinhados.
Gestão eficiente e comunicação bem conduzida caminham juntas. E essa clareza nos encaminhamentos é o que transforma um bom papo em ação concreta.
Reuniões longas e vazias? Não, obrigada
É importante reforçar que esse espaço de escuta e troca não deve se transformar em reuniões intermináveis, repetitivas ou cansativas. Conversas sem foco, que se arrastam sem chegar a lugar algum, só desgastam as relações.
O que defendo são encontros verdadeiramente construtivos. Com espaço para ouvir, refletir e contribuir. Que respeitem o tempo e o conteúdo, mas sem abrir mão da escuta ativa e da empatia. Especialmente na comunicação corporativa, a construção de vínculos é tão estratégica quanto a definição de uma pauta.
Uma boa reunião vai muito além do cumprimento de uma agenda. Ela é um momento privilegiado para gerar entendimento, reforçar confiança e construir soluções em conjunto. Em especial nas áreas de assessoria de imprensa, relações públicas e estratégias de conteúdo, a conexão entre as pessoas é parte essencial do trabalho.
Por isso, da próxima vez que você entrar em uma reunião, pense:
🔸O objetivo está claro para todos?
🔸Existe abertura para a troca genuína?
🔸Estou contribuindo com escuta e condução?
🔸Ao final, haverá definição de responsabilidades?
Se a resposta for sim, há grandes chances de que esse encontro seja produtivo. E se, além disso, ele tiver um pouco de leveza, empatia e bom humor, melhor ainda.
